Brojna važna dokumenta u preduzećima više ne nastaju u papirnoj formi, već su izvorno digitalna. Tokom poslovanja, mnogi od tih fajlova se moraju ispravno arhivirati. Stupanjem na snagu novog podzakonskog akta, od 1. januara 2024. godine propisuje se kako elektronski arhivirati i čuvati ovakvu dokumentaciju, odnosno uvodi se obaveza vođenja e-arhive za sve privredne subjekte u Republici Srbiji.
Nove e-arhive bi trebalo da omoguće efikasnije čuvanje i bržu pretragu dokumentacije. Podaci bi trebalo da budu organizovani na logičan način i zaštićeni od neovlašćenog pristupa. Digitalna arhiva bi trebalo da podržava različite vrste i formate dokumenata i da predstavlja efikasan sistem za evidenciju i praćenje svih arhiviranih predmeta.
Krenite već danas sa pripremama!
Za odabir i instalaciju softverskih rešenja za e-arhiviranje potrebno je nekoliko meseci. U ovom periodu na firmama je da se pripreme za prelazak na novi način upravljanja podacima, koji će za neke biti i velika promena u poslovanju.
Branko Rađen, Business Line Manager kompanije ASEE čije se rešenje ABC eArchive već uspešno koristi na domaćem tržištu, ističe da je na samom početku procesa implementacije neophodno razumeti na koji način se regulativa primenjuje na pojedine kompanije kako bi se izvršila odgovarajuća postavka sistema.
„Naša praksa je da već tokom prvih konsultacija zajedno sa klijentima pronalazimo najefikasnije i najadekvatnije rešenje koje ćemo primeniti na konkretnu kompaniju. Aplikaciju ABC eArchive nakon toga prilagođavamo definisanim potrebama i jednostavno integrišemo sa ostalim poslovnim softverima kompanije. Veoma je pregledna, lako se koristi i doprinosi efikasnosti poslovanja. Arhiviranoj dokumentaciji se može pristupati i putem mobilnog telefona. Tehnička podrška i obuka za korišćenje dostupni su na srpskom jeziku, što je takođe od velike važnosti za lokalne korisnike.“
Rađen takođe navodi da pored brojnih prednosti digitalizacije dokumentacije koju je potrebno arhivirati postoje i određeni izazovi, od kojih je najsloženiji dokazivanje autentičnosti dokumenata.
„Potrebno je potvrditi da dokument nije pretrpeo izmene i dokazati verodostojnost elektronskih potpisa. Oni imaju ograničenu validnost, pa je neophodno verifikovati njihovu autentičnost i nakon isteka predviđenog roka, jer se u suprotnom smatraju nevažećim. Naš softver pridružuje svakom sačuvanom zapisu njegovu celokupnu istoriju radi revizije. Na osnovu iskustva, praćenja i primene regulative i domenskog znanja, uspeli smo da uspešno prevaziđemo ove probleme.“
Neophodna je usklađenost sa regulativom
Usklađenost sa regulativom nameće se kao jedan od glavnih zahteva digitalnog arhiviranja dokumentacije. Naš sagovornik ističe da se arhivirane informacije moraju čuvati u rokovima propisanim Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti i drugim zakonima Republike Srbije, ili sve dok ima potrebe za ponovnim korišćenjem.
„Dodatno, naša aplikacija sadrži i automatska obaveštenja o isteku obaveznog perioda čuvanja arhiviranih dokumenata i mogućnost kreiranja arhivske knjige na klik, što je velika prednost u odnosu na tradicionalan način arhiviranja. Konstantno je prilagođavamo i usklađujemo u skladu sa promenama u regulatornim zahtevima“, zaključuje Rađen.
Za više informacija i konsultacije o aplikaciji ABC eArchive obratite se direktno proizvođaču na abc@asseco-see.rs ili posetite sajt: abc.asee.co
Tagovi
